How to Homeoffice: Die Tools der friends

Programme für effektives Home-Office

Die Köpfe zusammenstecken und über neuen Ideen brüten, ein kurzer Plausch mit den Kollegen an der Kaffeemaschine, gemeinsames Grillen in der Mittagspause: Dinge, die uns gerade vorkommen wie aus einer anderen Zeit.

Seit dem 16. März sind die friends wie die meisten Deutschen im Home-Office und damit in einer neuen Realität. Mit den folgenden Tools halten wir unseren Workflow nicht nur am Laufen, sondern konnten ihn an einigen Stellen sogar optimieren. Und auch der Einsamkeit sagen wir mit unseren virtuellen Werkzeugen den Kampf an! Denn: Zusammen ist man weniger allein.

 

Hardware

Ohne es zu wissen, haben sich die friends bereits 2018 auf die jetzige Situation vorbereitet. Mit der Umstellung von iMacs auf MacBooks ist Mobile Work für uns längst kein Trend mehr, sondern eine Selbstverständlichkeit. Die gewonnene Flexibilität nehmen wir jetzt einfach mit nach Hause.

 

VPN

Dass man mittels VPN Tunnel auch von zu Hause aus auf die Daten des Unternehmensservers zugreifen kann, ist nicht neu, in diesen Tagen jedoch eine der Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Home-Office. Für viele Unternehmen war das bereits der erste Quantensprung. Corona hat der Digitalisierung der deutschen Unternehmenslandschaft einen kräftigen Schubser gegeben, so viel steht fest.

 

Protonet

Schon vor Corona haben wir interne E-Mails auf ein Minimum reduziert. Nahezu unsere gesamte Kommunikation läuft – wenn nicht face-to-face oder telefonisch – über Protonet. Die browserbasierte Kollaborationssoftware bietet dafür die besten Voraussetzungen: intuitive Nutzung, SSL-Verschlüsselung, Gruppen- und Einzelchats, Projektgruppen, Projektmanagement-Tools, unkomplizierter Dateitransfer und sogar Live-Calls per Videochat, um nur ein paar Funktionen zu nennen. Protonet nutzen wir übrigens auch als Smartphone-App.

 

STARFACE

Für Telefonate in der Agentur oder aus dem Home-Office nutzen wir bereits seit Jahren STARFACE Comfortphoning. Den UCC Client, die Desktop-Benutzeroberfläche, gibt’s für Windows, Linux und Mac. Anrufe, Chats und die Aktivitäten der Kollegen werden darüber gesteuert. Und der STARFACE Mobile Client fürs Smartphone ist sozusagen die Telefonanlage to go.

 

Zoom

Nachdem wir unser morgendliches Team-Meeting nicht mehr analog abhalten können, zoomen sich nun jeden Tag um 8.30 Uhr alle 27 friends vom Home-Office-Schreibtisch ein. Weil’s einfach gut tut, sich zumindest virtuell in die Augen schauen zu können. Zoom hat sich in kürzester Zeit zum Agentur-Liebling entwickelt: Kundengespräche, Teammeetings, Projektbesprechungen und Präsentationen via Screen Sharing laufen seit Corona nahezu ausschließlich über dieses Tool. Und sogar das Feierabend-Bier samt musikalischer Beschallung zelebrieren wir per Videochat. Prost!

 

PROAD

Über PROAD laufen alle Geschäftsprozesse und das Unternehmensmanagement von claudiusbähr+friends: Zeiterfassung, Kalkulation, Projektplanung, KPIs, Buchhaltung, Steuerung, Controlling und vieles mehr. Dank PROAD haben wir auch von zu Hause aus alle To-Dos im Blick und wissen, wer wann was zu tun hat.

 

WhatsApp

„Message for friends“ ist die WhatsApp Gruppe unseres Teams. Zugegeben, bisher kamen da Nachrichten an wie „Komme 5 Minuten später“, „Hab’ verschlafen“ oder „Der Zug fällt mal wieder aus“. Aber seit Corona teilen wir dort andere Dinge: Ein Foto vom heimischen Schreibtisch, inspirierende Artikel, Stay-Home-Ideen, Rezept-Inspirationen oder GIFs und Cartoons zur allgemeinen Erheiterung. Irgendwie schön.